Kilometerregistratie of forfaitregeling

Als eigen ondernemer, in welke rechtsvorm dan ook (zzp, vof, mkb), heb je keuze of een auto van de zaak gaat rijden of met een eigen auto. Beide opties hebben gevolgen bij de btw aangifte doen. In dit artikel zal worden uitgelegd hoe je om moet gaat met de btw over autokosten in beide gevallen.

Auto van de zaak versus eigen auto

Om met het eerste te beginnen, een auto van de zaak, dan zijn alle autokosten aftrekposten en je mag bij btw aangifte doen over deze kosten de btw terugvragen. Voorbeelden van aftrekbare autokosten zijn:

• Aanschaf van de auto
• Onderhoud (beurt, banden, reparaties enz.)
• Brandstofkosten (lpg, diesel, benzine)
• Een abonnement op een tankpas
• Kosten tijdens gebruik (parkeren, autowasstraat, tol enz)

Als de auto van de zaak ook voor privé doeleinden wordt gebruikt, dan moet je opletten: btw aftrek over het privé deel is NIET toegestaan. Andersom, als je voor de onderneming een privé of eigen auto gebruikt, dan is het btw deel over het onderhoud en het gebruik wel toegestaan over het zakelijk deel. Meer specifiek: de autokosten zijn aftrekbaar voor de btw belaste omzet. Woon-werkverkeer is privé dus die kosten mogen niet opgevoerd  worden bij btw aangifte doen.

Administratie over autoritten verplicht?

Indien je als ondernemer de auto zowel privé als zakelijk gebruikt, dan is een rittenregistratie noodzakelijk. Als ondernemer heb je twee scenario’s om hier mee om te gaan:

1. Over de zakelijk gemaakte kilometers zijn alle hierboven genoemde autokosten toegestane aftrekposten en kan de betaalde btw teruggevraagd worden. Een aansluitende administratie van de gemaakte (zakelijk en privé)  kilometers bespaart vervelend en vooral tijdrovende discussies met de belastingdienst….
2. Het bijhouden van administratie kost tijd en als je dat er niet voor over hebt, dan kan je kiezen voor de zogenaamde forfait regelingen. Dat is een geldbedrag betalen wat overeenkomt met een bepaald percentage over de aanschafprijs (inclusief bpm en btw) van de auto.

Deze twee scenario’s hebben beide voor- en nadelen. Een uitgebreid rekenvoorbeeld van beide scenario’s wordt in op de website in de FAQ rittenadministratie goedkoper dan forfaitregeling gegeven. Hieronder wordt de essentie van beide samengevat.

1. Auto van de zaak ook privé gebruiken

1. Sluitende ritten administratie:  Vijf jaar lang moet je jaarlijks btw betalen over het 1/5 deel van de aanschafwaarde (ex bpm en btw). Daarna niet meer.
2. Geen ritten administratie: De btw die je moet betalen over het privégebruik is de eerste vier jaar 2,7% van de catalogusprijs (inclusief btw en bpm). Vanaf het vijfde jaar is het 1,5% van de catalogusprijs

2. Eigen auto zakelijk gebruiken

Je eigen auto is privé voor de Inkomsten Belasting (IB) en zakelijk voor de btw. Met een kloppende ritten administratie is de verhouding privé en zakelijk gemaakte kilometers waterdicht aantoonbaar. Dus ook hier twee opties:

1. Sluitende ritten administratie: Alle betaalde btw voor de aanschaf en de autokosten zijn naar rato aftrekbaar.
2. Geen ritten administratie: Dan geldt de forfaitregeling (2,7% of 1,5%) als hierboven beschreven

BTW aangifte doen bij een auto van de zaak

Zoals je leest zijn er meerdere opties richting de belastingdienst. Een kilometerregistratie is meestal voordeliger, maar kies je voor het gemak, dan is de forfait regeling eenvoudiger. Maar laat u niet alleen leiden door de kosten en de fiscale voor- en nadelen. Het is ook goed om rekening te houden met de uitstraling en functie van uw auto, of deze nu van je eigen is of indien het een auto van de zaak is. Dan een rittenregistratie inbouw oplossing een optie zijn.